Voraussetzungen für die Absetzbarkeit von PCs für das Homeoffice
Um die Anschaffungskosten für deinen PC steuerlich geltend machen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Nachfolgend erläutern wir die wichtigsten Kriterien:
Das Vorliegen eines Homeoffice
Die Absetzbarkeit des PCs setzt voraus, dass du ein häusliches Arbeitszimmer nutzt, das den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Dies bedeutet, dass dieser Raum ausschließlich oder nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke verwendet wird. Eine private Mitbenutzung des Raumes ist zulässig, darf aber nur untergeordnet sein.
Regelmäßige berufliche Nutzung des PCs
Der PC muss für die berufliche Tätigkeit regelmäßig und nicht nur gelegentlich genutzt werden. Dies gilt auch dann, wenn du den PC auch privat verwendest. Die berufliche Nutzung muss den überwiegenden Teil der Nutzung ausmachen.
Kausalzusammenhang zwischen PC und beruflicher Tätigkeit
Der PC muss in direktem Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit stehen. Er muss zur Erfüllung deiner beruflichen Pflichten notwendig sein. Das bedeutet, dass der PC beispielsweise für die Erstellung von Texten, die Bearbeitung von Daten oder die Kommunikation mit Kunden genutzt wird.
Nachweis der beruflichen Nutzung
Du musst die berufliche Nutzung des PCs gegenüber dem Finanzamt nachweisen können. Dies kann beispielsweise durch Aufzeichnungen über die Nutzung, durch Screenshots oder durch Zeugenaussagen erfolgen.
Abgrenzung zur privaten Nutzung
Wenn du den PC sowohl privat als auch beruflich nutzt, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Dabei musst du den privaten Nutzungsanteil ermitteln und von den Anschaffungskosten abziehen. Die Aufteilung kann anhand von Schätzungen erfolgen, die jedoch nachvollziehbar begründet werden müssen.
Nachweis der beruflichen Nutzung des PCs
Um die Absetzbarkeit deines PCs für das Homeoffice geltend zu machen, musst du nachweisen, dass du ihn tatsächlich beruflich nutzt. Dies kannst du durch verschiedene Unterlagen tun:
Aufzeichnungen führen
Führe ein detailliertes Arbeitszeitbuch, in dem du festhältst:
- Die Tage und Uhrzeiten, an denen du den PC beruflich nutzt
- Eine Beschreibung der beruflichen Tätigkeiten, die du durchführst
- Die geschätzte Dauer jeder Tätigkeit
Rechnungen und Korrespondenz
Bewahre Rechnungen und Korrespondenz auf, die die berufliche Nutzung des PCs belegen. Dies können sein:
- Rechnungen an Kunden, die mit dem PC erstellt wurden
- E-Mails, in denen du berufliche Aufgaben erledigst
- Belege für Software oder andere Programme, die ausschließlich für die Arbeit verwendet werden
Zeugenaussagen
Wenn möglich, hole dir Zeugenaussagen von Kollegen oder Kunden, die deine berufliche Nutzung des PCs bestätigen können. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn du gemischt beruflich und privat den PC nutzt.
Separate Geräte
Idealerweise solltest du einen separaten PC für deine Arbeit nutzen. Auf diese Weise kannst du den Nachweis der beruflichen Nutzung vereinfachen. Wenn dies nicht möglich ist, solltest du die berufliche Nutzung klar von der privaten trennen, z. B. durch separate Benutzerprofile oder spezielle Software zum Zeitmanagement.
Kennzeichnung
Kennzeichne deinen PC eindeutig als "Arbeitseigentum". Dies kann durch einen Aufkleber oder eine entsprechende Markierung erfolgen.
Höhe der absetzbaren Kosten
Abzugsfähige Kosten
Die Höhe der absetzbaren Kosten für einen PC im Homeoffice hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:
- Anschaffungskosten: Der Kaufpreis des PCs zuzüglich Versand- und Installationskosten.
- Zubehör: Absetzbar sind auch notwendiges Zubehör wie Maus, Tastatur und Drucker.
- Software: Die Kosten für beruflich genutzte Software können ebenfalls abgesetzt werden.
- Wartung und Reparaturen: Kosten für die Wartung und Reparatur des PCs sind ebenfalls abzugsfähig.
Aufteilung der Kosten bei gemischter Nutzung
Wenn du deinen PC sowohl privat als auch beruflich nutzt, kannst du nicht die gesamten Kosten absetzen. Es kommt zu einer Aufteilung der Kosten in einen absetzbaren und einen nicht absetzbaren Anteil. Dabei musst du nachweisen, wie hoch der Anteil der beruflichen Nutzung ist.
Beispiel
Nehmen wir an, du hast einen PC für insgesamt 1.000 € gekauft und nutzt ihn zu 60 % beruflich. Absetzbar sind dann 60 % der gesamten Kosten, also 600 €.
Sonderregeln für Geringverdiener (bis 12.000 € Einkünfte)
Für Geringverdiener mit Einkünften bis zu 12.000 € gibt es eine Sonderregelung. Sie können bis zu 1.250 € für PC-Kosten im Homeoffice pauschal als Werbungskosten absetzen, unabhängig vom tatsächlichen Anteil der beruflichen Nutzung.
Aufteilung der Kosten bei gemischter Nutzung
Bei gemischter Nutzung eines PCs, also für sowohl berufliche als auch private Zwecke, musst du die Kosten entsprechend aufteilen. Dies ist notwendig, um nur den beruflich genutzten Anteil steuerlich abzusetzen.
Ermittlung der Aufteilung
Die Ermittlung der Aufteilung erfolgt anhand eines angemessenen Schlüssels. Dieser kann wie folgt bestimmt werden:
- Zeitanteile: Ermittle, wie viel Zeit du den PC beruflich nutzt.
- Nutzungsintensivität: Berücksichtige, wie intensiv du den PC beruflich verwendest.
Beispiel
Angenommen, du nutzt deinen PC zu 60 % beruflich und zu 40 % privat. Die jährlichen Kosten für den PC betragen 1.000 €.
Zeitanteile:
60 % berufliche Nutzung x 1.000 € = 600 € absetzbar
Nutzungsintensivität:
- Berufliche Nutzung: 60 % x 1.000 € = 600 € absetzbar
- Private Nutzung: 40 % x 1.000 € = 400 € nicht absetzbar
Aufteilungssoftware
Zur Erleichterung der Aufteilung kannst du auch spezielle Software einsetzen, z. B.:
Diese Software hilft dir, die Nutzungszeiten und -intensitäten zu erfassen und die Aufteilung automatisch zu berechnen.
Wichtiger Hinweis
Die Aufteilung muss nachvollziehbar sein. Bewahre daher Aufzeichnungen über deine berufliche Nutzung auf, wie z. B. Stundenaufzeichnungen oder Kalendertermine. Diese Nachweise können bei einer Betriebsprüfung verlangt werden.
Zeitliche Geltung der Absetzbarkeit
Bei der steuerlichen Absetzbarkeit von PCs für das Homeoffice spielt der Zeitpunkt der Anschaffung oder Nutzung eine entscheidende Rolle. Es gelten folgende zeitliche Regelungen:
Anschaffungsdatum
Für die Absetzbarkeit ist das Anschaffungsdatum des PCs ausschlaggebend. Nur PCs, die bereits im Jahr der steuerlichen Berücksichtigung angeschafft wurden, können geltend gemacht werden.
Nutzung im Kalenderjahr
Du kannst den PC nur für den Zeitraum absetzen, in dem er auch tatsächlich beruflich genutzt wurde. Eine rückwirkende Absetzbarkeit ist nicht möglich.
Steuerjahr
Die Absetzbarkeit von PCs für das Homeoffice erfolgt im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung. Du kannst die Kosten also frühestens im Steuerjahr geltend machen, das auf das Jahr der Anschaffung und Nutzung folgt.
Übergangsregelung
Für PCs, die vor dem 1. Januar 2023 angeschafft wurden, galt eine Übergangsregelung. Diese ermöglichte es, die Kosten über einen Zeitraum von drei Jahren verteilt abzusetzen. Diese Regelung gilt jedoch nicht mehr für PCs, die ab dem 1. Januar 2023 angeschafft werden.
Wichtig zu beachten:
- Die Anschaffungskosten müssen nachweislich für einen PC für das Homeoffice angefallen sein.
- Die berufliche Nutzung des PCs muss überwiegend sein.
Geltendmachung der Absetzung im Rahmen der Steuererklärung
Um die Absetzung deines PCs für das Homeoffice geltend zu machen, musst du im Rahmen deiner Steuererklärung die notwendigen Belege vorlegen und die entsprechenden Formulare ausfüllen.
Formale Voraussetzungen
Um die Absetzung geltend zu machen, musst du die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Einkunftsart: Die Absetzung ist nur für Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit oder Gewerbebetrieb möglich.
- Nutzung: Der PC muss überwiegend für berufliche Zwecke genutzt werden. Private Nutzung ist nur in geringem Umfang zulässig.
- Detaillierte Aufstellung: Du musst die Kosten für den PC nachweisen können, z. B. durch eine Rechnung oder einen Kontoauszug.
Geltendmachung über Formulare
Die Geltendmachung erfolgt über die folgenden Formulare:
- Anlage EÜR: In diesem Formular kannst du die Kosten für den PC unter "Werbungskosten" eintragen.
Nachweispflichten
Um die Absetzung nachzuweisen, musst du folgende Belege bereithalten:
- Kaufbeleg: Die Rechnung für den PC
- Nutzungsnachweis: Eine Aufzeichnung oder ein Logbuch, das die berufliche Nutzung belegt
Tipps für die Optimierung
- Trennung von privater und beruflicher Nutzung: Nutze nach Möglichkeit einen separaten PC für Berufliches.
- Aufbewahrungsfristen: Bewahre deine Belege zehn Jahre lang auf.
- Steuerberatung: Bei komplexeren Sachverhalten kann eine Steuerberatung sinnvoll sein.
Nachweispflichten bei Betriebsprüfungen
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt dich dazu auffordern, die berufliche Nutzung deines PCs für das Homeoffice nachzuweisen. Um unangenehmen Rückfragen und Kürzungen deiner Steuererstattung vorzubeugen, ist es wichtig, dass du gewissenhaft Aufzeichnungen führst und entsprechende Belege aufbewahrst.
Dokumentation der beruflichen Nutzung
- Arbeitszeitnachweise: Führe ein detailliertes Arbeitszeitbuch, in dem du die Tage, Zeiten und den Umfang deiner beruflichen Computertätigkeiten festhältst.
- Nachweis über die Erfüllung beruflicher Aufgaben: Belege die Nutzung deines PCs für geschäftliche Zwecke durch Screenshots, E-Mails oder andere relevante Dokumente.
- Trennung privater und beruflicher Nutzung: Verwende separate Nutzerprofile oder Cloudspeicher für private und geschäftliche Aktivitäten, um eine klare Trennung nachzuweisen.
Belegsammlung für Kosten
- Belege über den PC-Kauf: Bewahre die Rechnung oder andere Zahlungsnachweise für deinen PC auf.
- Nachweise über Zubehör und Software: Sammle Belege für zusätzliche Hardware, Software oder Peripheriegeräte, die du im Zusammenhang mit deinem Homeoffice-PC erworben hast.
- Monatliche Rechnungen für Internet und Telefon: Diese Belege dienen als Nachweis für die Nutzung geschäftsrelevanter Internet- und Kommunikationsdienste.
Aufbewahrungsfristen
- Arbeitszeitnachweise: Bewahre deine Arbeitszeitnachweise mindestens 10 Jahre lang auf.
- Belege über Kosten: Bewahre Belege über PC-Käufe und andere Ausgaben im Zusammenhang mit dem Homeoffice mindestens 6 Jahre lang auf.
Tipps zur Vorbereitung
- Elektronische Aufzeichnung: Verwende digitale Tools wie Tabellen oder Apps zur Dokumentation deiner Arbeitszeiten und Kosten.
- Regelmäßige Prüfung: Überprüfe deine Aufzeichnungen regelmäßig auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
- Beratung durch Steuerexperten: Hole dir gegebenenfalls professionelle Beratung von einem Steuerberater, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Nachweise erbringst.
Durch die sorgfältige Erfüllung deiner Nachweispflichten kannst du das Risiko von Beanstandungen bei Betriebsprüfungen minimieren und deine Steuervorteile im Zusammenhang mit dem Homeoffice-PC maximieren.
Tipps zur Optimierung der Steuerersparnis
Dokumentiere deine Ausgaben sorgfältig
Führe genaue Aufzeichnungen über alle Kosten im Zusammenhang mit dem Kauf und der Nutzung deines PCs für das Homeoffice. Belege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge sind unerlässlich, um die Absetzbarkeit nachzuweisen.
Erwäge einen Zweit-PC
Wenn du deinen PC sowohl beruflich als auch privat nutzt, ist es ratsam, einen separaten Computer für geschäftliche Zwecke anzuschaffen. Dies vereinfacht die Aufteilung der Kosten und vermeidet mögliche Probleme bei Betriebsprüfungen.
Nutzen von Online-Tools
Es gibt verschiedene Online-Tools, mit denen du die Nutzung deines PCs für die Arbeit verfolgen kannst. Diese Tools können dir helfen, genaue Aufzeichnungen zu führen und die absetzbaren Kosten zu maximieren.
Berücksichtige den Restwert
Denk daran, dass der Restwert deines PCs in den Jahren nach dem Kauf berücksichtigt werden muss. Du kannst nur die tatsächlichen Anschaffungskosten absetzen, abzüglich des Wertverlusts.
Nutze Steuerberatung
Wenn du unsicher bist, wie du die Absetzbarkeit deines PCs am besten maximieren kannst, ist es ratsam, einen qualifizierten Steuerberater zu konsultieren. Ein Steuerberater kann dich durch die komplexen Regeln führen und dir helfen, die Steuervorteile zu optimieren.
Weitere absetzbare Kosten im Zusammenhang mit dem Homeoffice
Neben den Kosten für deinen PC kannst du auch weitere Ausgaben im Zusammenhang mit deinem Homeoffice steuerlich absetzen. Hier sind einige gängige Kategorien:
Büroausstattung
- Schreibtisch
- Stuhl
- Aktenschrank
- Regale
- Beleuchtung
Arbeitsmittel
- Drucker
- Scanner
- Faxgerät
- Bürobedarf (Papier, Stifte, etc.)
Kommunikation
- Telefonkosten
- Internetgebühren
- Handygebühren
Räumlichkeiten
Mietkosten: Wenn du einen Teil deiner Wohnung oder deines Hauses ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzt, kannst du anteilige Mietkosten absetzen.
Abschreibung auf Immobilien: Wenn du das Büro in einer selbst genutzten Immobilie betreibst, kannst du anteilig die Abschreibung auf die Immobilie absetzen.
Nebenkosten
- Stromkosten
- Heizungskosten
- Reinigungskosten
- Müllabfuhrgebühren
Hinweis: Die absetzbaren Kosten müssen direkt mit deiner beruflichen Tätigkeit verbunden sein und angemessen sein.
Aufteilung der Kosten bei gemischter Nutzung
Wenn du dein Homeoffice auch für private Zwecke nutzt, musst du die Kosten aufteilen. Du kannst entweder die räumliche Aufteilung (z. B. qm) oder die zeitliche Aufteilung (z. B. Stunden) zugrunde legen.
Beispiel: Wenn du 20 % deines Homeoffices für geschäftliche Zwecke nutzt, kannst du 20 % der Gesamtkosten absetzen.
Geltendmachung der Absetzung in der Steuererklärung
Die absetzbaren Kosten kannst du im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung geltend machen. In der Anlage N "Werbungskosten" trägst du die Ausgaben in den dafür vorgesehenen Zeilen ein.
Nachweispflichten bei Betriebsprüfungen
Im Falle einer Betriebsprüfung musst du die abgesetzten Kosten nachweisen können. Bewahre daher alle Rechnungen und Belege sorgfältig auf.
Tipps zur Optimierung der Steuerersparnis
- Suche nach Möglichkeiten, deine beruflichen Ausgaben zu erhöhen.
- Wäge die Kosten für ein dediziertes Homeoffice gegen die Möglichkeit ab, Kosten für ein gemietetes Büro geltend zu machen.
- Nutze steuerbegünstigte Produkte wie z. B. den Homeoffice-Pauschbetrag.
